Privacybeleid

Facadso wordt aangeboden door CAW (Akkuyu, Metehan), geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer BE 0715.603.246, met adres 9240 Zele, België. Voor vragen over dit privacybeleid of over je gegevens kan je terecht op info@cawconsulting.be.

Voor gegevens die je zelf invoert over je eigen klanten (naam, adres, e-mailadres, btw-nummer, Peppol-ID) ben jij — de gebruiker van Facadso — de verwerkingsverantwoordelijke. Facadso treedt in dat geval op als verwerker: wij verwerken deze gegevens uitsluitend in jouw opdracht en om de dienst te leveren (offertes en facturen opstellen en versturen, klantenbeheer). Voor gegevens over jouw eigen account en gebruik van Facadso (bv. je e-mailadres, bedrijfsgegevens, facturatiegeschiedenis) is Facadso zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

Accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen door onze authenticatieprovider Supabase), gekozen taal en rol (eigenaar, medewerker, boekhouder) binnen je team.

Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, officiële geregistreerde naam (indien afwijkend), adres, ondernemingsnummer, btw-nummer, IBAN, logo, contactgegevens.

Klantgegevens die je zelf invoert: naam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, btw-nummer, Peppol-ID, taalvoorkeur en notities over je eigen klanten.

Facturatiegegevens: offertes, facturen, lijnitems, bedragen, betaalstatus, herinneringen, en de PDF-documenten die daaruit worden gegenereerd.

Onkostengegevens: leverancier, bedrag, btw, en foto's of scans van bonnetjes/aankoopfacturen die je uploadt. Deze afbeeldingen kunnen automatisch worden geanalyseerd (zie hieronder, Anthropic) om gegevens vooraf in te vullen — je controleert en bevestigt dit steeds zelf voor het wordt opgeslagen.

Betaalgegevens (je eigen klanten): als je je eigen Mollie-account koppelt aan Facadso (Mollie Connect), bewaren wij een versleutelde toegangssleutel om namens jou betaalverzoeken aan te maken. Betalingen van je klanten komen rechtstreeks op jouw eigen Mollie-account terecht — Facadso ziet en bewaart geen bankkaartgegevens.

Betaalgegevens (je eigen Facadso-abonnement): als je een Pro- of Ultimate-abonnement afsluit, verwerken wij via ons eigen Mollie-account een klant-, mandaat- en abonnements-ID om je maandelijkse abonnementskosten en eventuele Peppol-overage automatisch te kunnen innen, plus je facturatiehistoriek (bedrag, periode, factuurstatus). Ook hiervoor ziet en bewaart Facadso zelf geen bankkaart- of rekeninggegevens — dat gebeurt uitsluitend bij Mollie B.V.

E-facturatiegegevens (Peppol): als je e-facturatie via Peppol activeert, worden je bedrijfsgegevens geregistreerd bij onze partner Recommand om facturen te kunnen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk.

Om de Facadso-dienst te leveren: je account beheren, offertes en facturen opstellen en versturen, betalingen mogelijk maken, klantenbeheer, e-facturatie via Peppol, en herinneringen versturen voor onbetaalde facturen.

Om met je te communiceren: bevestigingsmails, wachtwoord-herstel, teamuitnodigingen en belangrijke meldingen over je account.

Voor de goede werking en beveiliging van de dienst, waaronder het opsporen van misbruik.

We gebruiken je gegevens nooit voor advertentiedoeleinden en verkopen ze nooit aan derden.

We werken met een beperkt aantal zorgvuldig gekozen dienstverleners (subverwerkers) om Facadso te laten werken:

Supabase (authenticatie, database en bestandsopslag, gehost in de EU) — Resend (verzending van transactionele e-mails) — Mollie B.V. (betalingsverwerking, zowel wanneer je zelf je Mollie-account koppelt om je klanten te laten betalen, als voor de inning van je eigen Pro/Ultimate-abonnementskosten via ons platform-Mollie-account) — Recommand (verzending en ontvangst van e-facturen via het Peppol-netwerk, enkel als je Peppol activeert) — Anthropic (automatische data-extractie uit onkostenbonnen die je zelf uploadt; enkel de geüploade afbeelding wordt hiervoor doorgestuurd, niet je volledige account).

Anthropic is gevestigd buiten de EU (Verenigde Staten). We sturen enkel het geüploade bonnetje/de factuur door voor tekstherkenning, en enkel wanneer je deze functie effectief gebruikt.

We delen gegevens nooit met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Onze database en bestandsopslag (Supabase) staan in de Europese Unie. We bewaren je gegevens zolang je een actief account hebt bij Facadso, en nadien nog zolang wettelijk vereist voor boekhoudkundige doeleinden (in België doorgaans 7 jaar voor facturatiegegevens) of zolang nodig om geschillen op te lossen.

Als je je account verwijdert, verwijderen we je persoonlijke gegevens binnen een redelijke termijn, behalve wat we wettelijk verplicht zijn te bewaren.

Facadso gebruikt enkel functionele cookies die noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken: een sessiecookie om je ingelogd te houden, en kortlevende cookies (max. 10 minuten) tijdens het koppelen van je Mollie-account. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

Onder de AVG/GDPR heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, je gegevens over te dragen, en bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Voor gegevens over je eigen klanten die je zelf in Facadso hebt ingevoerd, kan je deze rechten rechtstreeks zelf uitoefenen in de toepassing (bewerken of verwijderen van een klant, offerte of factuur).

Voor vragen over je eigen accountgegevens kan je ons contacteren via info@cawconsulting.be. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde opslag van gevoelige tokens (zoals je Mollie-koppeling), versleutelde verbindingen (TLS), en toegangscontrole op basis van je rol binnen je team.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we nieuwe functies toevoegen. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Vragen over dit privacybeleid? Contacteer ons via info@cawconsulting.be.